Como emitir nota fiscal: veja o passo a passo do processo

Se você já tem a sua própria empresa ou está pensando em abrir um negócio, pode se preparar para lidar com uma tarefa recorrente, que é emitir notas de serviços ou produtos vendidos. Mas como emitir nota fiscal?

Quem é profissional autônomo e tem CNPJ, assim como quem é MEI (microempreendedor individual) e também tem micro e pequenas empresas precisam emitir esse documento. 

Caso contrário, podem ter problemas com a fiscalização do governo e, no pior dos casos, ter que responder por sonegação fiscal. Ao mesmo tempo, algumas empresas e fornecedores só aceitam fazer negócios com quem emite nota fiscal.

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Por isso, não faltam motivos para você aprender a como emitir nota fiscal e, dessa forma, evitar dor de cabeça tanto com outras empresas quanto com o governo. Montamos um passo a passo que mostra tudo o que você precisa fazer para gerar o documento nas suas vendas ou realização de serviços. Saiba mais!

O que é nota fiscal?

A nota fiscal é o documento que registra operações de compra e venda de produtos ou realização de serviços. Ou seja: é uma das maneiras de comprovar que a sua empresa realizou os serviços para os quais foi contratada, ou vendeu uma mercadoria específica.

Ao mesmo tempo, é por meio da nota fiscal que são recolhidos os impostos relacionados tanto a serviços quanto à venda de produtos. É o caso de ISS (Imposto sobre serviços) e ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços).

Existem alguns tipos de notas fiscais que podem ser utilizadas, a depender do tipo de empresa e também do que foi feito. Veja abaixo:

• Nota Fiscal de Produto (NF), usada para registrar compra, venda, importação, exportação, remessa, devolução e retorno de produtos. É usada com frequência por lojas físicas, varejistas e negócios de comércio online;

• Nota Fiscal de Serviços (NFS), nota que documenta a prestação de serviços, como no caso de professores particulares, médicos, produtores de conteúdo e outros profissionais que realizam serviços;

Nota Fiscal do Consumidor (NFC): documento emitido quando há venda direta para clientes, como acontece no caso de varejistas. Essa nota tem substituído aquele antigo cupom fiscal.

Por que devo emitir nota fiscal?

A emissão de nota fiscal é obrigatória, porque é preciso comprovar todas as operações da empresa, seja de vendas ou de prestação de serviços. 

Ela descreve dados essenciais para o negócio, para clientes e para os órgãos fiscalizadores. Na nota, aparece o serviço prestado ou o produto vendido, dia e hora da operação, valor, informações sobre formas de pagamento e outros dados importantes.

Com a nota fiscal, são calculados os impostos que devem ser pagos. Caso não faça isso, a sua empresa pode ter problemas com a fiscalização, que precisa de comprovantes das atividades comerciais para recolher impostos e checar se tudo o que foi feito ou vendido está dentro da legislação.

Por fim, as notas fiscais facilitam o trabalho de contadores, da área financeira e outros processos internos de uma micro ou pequena empresa. 

Isso acontece principalmente no caso de documentos digitais (todos os tipos de notas fiscais que citamos contam com versões eletrônicas), pois esses registros podem ser acessados rapidamente em sistemas de emissão de NFs e podem ser salvos onde a empresa precisar.

No caso de profissionais MEI, vale lembrar que a emissão de nota fiscal é exigida apenas quando há prestação de serviços para outras empresas.

• Leia também: Como e por que ser um microempreendedor individual (MEI)?

Passo a passo de como emitir nota fiscal

Você pode contar com o auxílio de profissionais de contabilidade ou de empresas da área contábil para emitir nota fiscal. Mas o processo é relativamente simples e é possível fazer sozinho, Veja um passo a passo.

1. Veja qual nota fiscal deve emitir

É necessário emitir uma nota fiscal, uma nota de serviços ou uma nota do consumidor? Saber qual tipo de NF você deve providenciar é o primeiro passo para a emissão.

Isso porque é preciso avaliar o enquadramento fiscal do negócio, a situação cadastral e se foi realizado um serviço ou venda, e que tipo de venda.

Um contador pode auxiliar muito nesse processo.

1. Tenha certificado digital

O certificado digital é uma assinatura virtual, emitida por uma autoridade certificadora, para garantir segurança de operações eletrônicas e mostrar que a nota fiscal emitida é autêntica e segura.

Como diz o governo federal, “é um documento eletrônico que funciona como uma identidade virtual para identificar e representar uma pessoa ou empresa na internet”.

Verifique se sua empresa precisa dessa certificação para emitir a nota. Se for necessário, procure uma autoridade certificadora para fazer esse cadastro. O contador pode ajudar nesse processo, também.

1. Faça o registro nos órgãos competentes

Procure a entidade pública que é responsável por fiscalizar os diferentes tipos de nota fiscal. No caso de Nota Fiscal do Consumidor e Nota Fiscal de Consumidor, é preciso falar com a Secretaria Estadual da Fazenda da região na qual a empresa tem cadastro. O Ministério da Economia tem uma lista com as secretarias.

Já a Nota Fiscal de Serviço é responsabilidade da Secretaria Municipal de Finanças ou de Fazenda, também neste caso da cidade na qual a empresa está cadastrada.

Vale a pena procurar um contador para entender em quais órgãos a empresa deve ter registro para emitir nota fiscal.

1. Tenha um programa para emitir nota fiscal

A sua empresa também precisa de um programa para emitir a nota (também conhecido como software emissor). Existem versões gratuitas, como a disponibilizada pelo Sebrae, e alguns sistemas pagos. 

No caso de MEI e microempresas, existem sistemas das Secretarias Municipais da Fazenda, como no caso da cidade de São Paulo.

1. Realize a emissão no sistema

Com tudo pronto, é hora de emitir o documento fiscal. Em geral, a empresa necessita de informações do cliente ou da venda, como:

• Razão social/nome;

• CNPJ/CPF;

• Endereço;

• Dados de contato como e-mail e telefone;

• Competência (data da emissão da nota);

• Natureza da operação e local da transação;

• Código da atividade da empresa;

• Valor do produto/serviço e de taxas, descontos e outras despesas;

• Valor dos impostos;

• Quantidades e preços;

• Descrição dos serviços.

Alguns sistemas de emissão de NFs já calculam o valor final da nota ou mesmo buscam informações a partir do preenchimento do CNPJ/CPF do cliente. É o caso do sistema da capital paulista. Porém, ter o auxílio de profissionais de contabilidade ajuda no processo e evita erros.

Empresa que emite nota é porque está funcionando! Se você quer emitir ainda mais notas fiscais, veja dicas valiosas para fazer o seu negócio render mesmo na crise.